大量のドキュメントを管理、Wordのグループ文書とサブ文書が使える!

仕事とかたまにこういったブログを書くときにも、おもいがけず大量のドキュメントを取り扱う時があります。こういう時こそWordにおまかせ。

どうやってWordを使う?
>どうやってWordを使う?

手作業なんてとんでない。メモ帳やエディタでも書けない。そうだ! MicrosoftWordの出番だ!


この記事では、大量のドキュメントをどういう風に管理していったらいいのかにフォーカスしてます。同じようなシチュエーションでは、共同編集作業という場合もあるかも知れませんが、これとは別にしています。たくさんのドキュメントを書き上げれば、どこにどのような事を書いたのか、また後から校正した場合に一括で修正をかけなければならない。こういったことは通常はあまり出会う機会がありませんので、困ってしまいます。

Microsoft Word(以下Wordと略します)は、「グループ文書とサブ文書」という機能があります。たくさんのファイル(サブ文書)をグループ文書(親)に登録して、「一度に読み込み、文字を一度に検索、置換」したりすることができる機能です。

これはいいが、「グループ文書とサブ文書」どうやって使うの?

初めての方が、グループ文書を使う場合にポイントはどこか、つまづきそうな場所を指摘しながら使い方を伝授していきますね。

環境

以下説明のための画像や内容は、

  • Windows10
  • Microsoft Word2016

をベースに説明しました。

グループ文書は、文章やサブ文書へのリンクから構成される

グループ文書は親となる文書のことで、これもWord文書ですからこれまでどおり文章(通常文書)を挿入することも、当然ながらサブ文書へのリンク(サブ文書リンク)から構成されます。またいったんサブ文書としてリンク挿入したを、親文書に内容をコピーしてリンクを解除(サブ文書取込み)することも、親文書の一部を独立させて、サブ文書に仕立てる(サブ文書化)こともできます。

グループ文書(親)の機能まとめ図

グループ文書(親)の機能まとめ図

サブ文書リンクの挿入のしかた

まず、グループ文書を新規作成します。サブ文書を追加していくのは表示をアウトライン表示にしなければなりません。

(1)アウトラインに表示を変更

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アウトライン表示に変更するリボンメニュー表示

  1. メインメニューから表示を選択
  2. リボンからアウトラインを選択

(2)サブ文書を挿入追加

次に、サブ文書を追加します。

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「サブ文書を挿入」を表示したリボンメニュー

  1. 文書表示を選択
  2. 挿入ボタンを選択して、挿入するサブ文書を指定!

この作業は何回でも可能です。サブ文書を挿入する場合、カーソルの位置に気をつけてください。

サブ文書を追加する場合の表示画面は、レイアウト画面ですよ!

ポイント1:テンプレートが違う場合は、グループ文書が優先

ある程度時間をかけて作ったドキュメントでは、テンプレートが違う場合画があるかも知れません。こんな場合は以下のメッセージを表示して、グループ文書のテンプレートが優先して使用されます

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テンプレートが違う場合にエラーメッセージ

ポイント2:スタイルが異なる定義をしている場合の注意

ちょっとココは詳しく説明しよう!

「すべて変更」か「すべて無視」か?

グループ文書もサブ文書もスタイルの名前も定義内容も同じであれば、特にエラー表示もなくすんなりとサブ文書をリンクしますが、名前が同じで定義内容が違う場合は、以下のエラーメッセージを表示して、どちらかを選ぶことになります。

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スタイル名が重複した場合のエラーメッセージ

スタイル’xxxx’が、追加したサブ文書(「yyyyyyy」)とグループ文書の両方に存在します。サブ文書のスタイル名を変更しますか?

「すべて変更」を選択した場合

大概の方はこちらを選ぶことになるでしょう。サブ文書上のまぎらわしいスタイル名が別名で保存されます。ただし、スタイルの整理が大変です。定義内容がことなる場合は、Wordは旧スタイル名+”1″という新しい名前で保存されます。

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新スタイル名を表示したスタイル定義画像

スタイル名が変更された!

これは私のつけたスタイル名ですが、上記の黄色のマーカーで示したのが、サブ文書のスタイル名を変更したスタイルです。少しだけ定義を変えてしまったのかも知れません。ここでは2個だけだからいいですが、もっと数が多かったり取り込むサブ文書が多ければその分スタイルの整理を繰り返しおこなう事になります。

スタイル名の変更は、旧スタイル名+”1″

「すべて無視」を選択した場合

この場合はもちろんサブ文書のスタイルは全部廃棄されます。スタイル名が一致した場合は、グループ文書の定義が採用されます。一致しない場合は、そのままグループ文書に登録されます。

一致したスタイル名の定義は、グループ文書のものを採用!

合理的なスタイルの整理の仕方

グループ文書にサブ文書を取り込む場合、スタイル名をどのように修正していったら一番合理的なのか、筆者は以下のようにやってます。

取り込む前に、サブ文書を単独で開いて修正

どうせ修正するならやることは同じ。でもサブ文書として取り込む前に単独で開いてあらかじめ修正した方が早い。修正しなければならないのは一緒ですが、手間が違います。一番なのはこういう羽目にあわないことですが…

サブ文書取込み後におこなうスタイル整理!

これは、前項でサブ文書単独で修正する場合もやり方は一緒ですが、スタイルは一括で選択して、別のスタイルに一挙に変更が可能!!です。

やり方は、変更されたスタイル名の右にある▼をクリックし、プルダウンメニューを表示。その中に、“同じ書式を選択:xヵ所”というメニューをクリックします。同スタイルが設定されている1行が画面上に表示されますが、他のところも選択状態になっています(※画面をスクロールなどして確認はできない!)。

この状態で、新しく採用するスタイルをクリックすると一括で変更ができます。一個ずつ個別に修正する必要はありません。

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「同じ書式を選択」メニューを表示した画像

「同じ書式を選択」プルダウンメニュー

  1. ▼をクリック
  2. ”同じ書式を選択”で選択状態にして、新しいスタイルをクリック
合理的なスタイルの整理方法”同じ書式を選択”で一挙に新しいスタイルへ変更!

バグ!?:”データなし”ってどういうこと!

ここが今回の最大で一番伝えたいポイント!(かも知れません)

筆者はこのMicrosoftのバグのせいで時間を浪費してしまいました。スタイル名を変更してサブ文書のスタイルも取り込んだはずなのですが、全然取り込まれた気配がなかった。プラス”1″が付いた新スタイル名が”すべて選択:(データなし)”となっています。前項で説明したとおり、xxヵ所と表示されるはず!

画像を拡大表示する
「データなし」と表示されている画像

証拠画像1

これが、少し時間をおくと更新されて定義場所が表示されたことに気づきました。

その間、何をやったか?

実際は、他のスタイルをクリックしただけですが、何ででしょう。何もしないとこのままずうっと、”データなし”のまま。ちなみにデータなしの状態のままでも内部的には、ちゃんと認識して新スタイル適用しているようでしたが…

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ワンアクション後、突然変更箇所が表示されている画像

証拠画像2

グループ文書とサブ文書にはやっかいなバグがある!

こんな事で時間を浪費してはいけません。少しは訪問者に役立てるように願ってます!

以上

当記事に関心にある人向けの記事は

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