【Word】内容証明を書くためのWord設定

  • 作成日:2020-9-13

簡単な内容証明を書くための形式やそのためのWordの設定方法を説明します。

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wordでつくる内容証明のやり方


内容証明郵便

内容証明とは、相手方にどのような内容を送付したかを郵便局がコピーを保管して証明してくれる特別な郵便の出し方です。内容証明を送付するには、一定の書式(行数と文字数のみ)と複写3枚封筒をもって、郵便局で所定の手続きをすれば誰でも利用することができます。

守るべき内容証明としての書式

書式は自由ですが、唯一というか1ページに書ける行数は26行まで文字数は20文字(1行)までというのが基本で、1ページ内の文字総数は全部で520文字以内(26×20)となります。この文字総数内に収まっていれば、行数のバリエーションは、13行(40文字)、20行(26文字)、26行(20文字)というのも可能です。また用紙は横でも縦でもいいし2段組レイアウトまで可能です。また複数ページも可能です。

文字数と行数のバリエーション一覧

文字数と行数用紙方向段組
13文字x40行縦または横
20文字x26行縦または横
26文字x20行縦または横

※2段組にレイアウトする場合は、右と左の段組の行数の合計を既定以内にあわせること

文字数以外の決まり

書式としての文字数については上記に記したとおりですが、その他「留意したいお決まり」には次の事があります。

  • 空白、空行はカウントしません。
  • 半角も一応使えますが、半角も全角も同じ1文字としてカウントします。
  • 封筒の宛先と文書内の宛先は1字1句まちがえてもいけません。

さて、それではMicrosoft Wordを使って内容証明の文書を作ってみましょう。

wordを内容証明書式に設定する

以下に指定したように設定すると、wordで内容証明を書くことができます。データは20文字x26行の場合です。適宜変更してください。

20文字x26行原稿用紙

wordのレイアウト設定には、リボンにある原稿用紙設定(下図、赤で×をつけている)を使わずに、ページ設定ダイアログ上で、文字数と行数タブ(下図③)、から原稿用紙の設定、20文字、26行(下図⑤〜⑦)に設定する。

画像を拡大表示する
"ページ設定ダイアログ画像"を説明する図

グリッド表示

グリッドを表示すると内容証明を作りやすくなります。前図にあるように“文字数と行数”タブページにあるグリッドボタンでグリッドを表示するようにしましょう。

画像を拡大表示する
"ページ設定(文字数と行数)ダイアログ画像"を説明する図
ページ設定(グリッド)ダイアログ画像

設定後のword

設定後のwordの入力画面は以下の通りとなります。

画像を拡大表示する
"グリッド表示した入力画面サンプル"を説明する図
グリッド表示した入力画面サンプル

その他、半角を全角に変換する

内容証明は、空白や空行はカウントされないというのは先に記述したとおりですが、もうひとつの留意する注意事項として、半角も全角と同様に1文字としてカウントされるので、半角を全角にする方法を覚えておくと便利です(半角で記入すると前述のグリッド内に表示しないので文字数のカウントがしにくい)。

ホームメニュー文字種の変換ボタン全角

※事前に変換する文字を選択済みにしてから上記のコマンドを実行してください。

画像を拡大表示する
"全角に変換するメニュー"を説明する図
全角に変換するメニュー

以上

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